^{Wolfgang Elias, Referent für Öffentlichkeit}

Jeder Kaninchen- bzw. Kleintierzuchtverein sollte nicht nur in der Fachpresse über das Vereinsleben berichten, sondern auch ständig die Öffentlichkeit durch die Lokalpresse informieren, um den Verein werbewirksam zu "verkaufen" bzw. auf ihn aufmerksam zu machen, eine Akzeptanz in der Bevölkerung zu erreichen und um dadurch eventuell auch neue Mitglieder zu gewinnen.

Von den Redaktionen der örtlichen Tageszeitungen werden immer wieder einmal Kurse für Pressewarte der Vereine und Verbände hinsichtlich der Pressearbeit von Vereinen/Verbänden angeboten, bei denen auch derjenige noch Tipps und Anregungen mitnehmen kann, der schon jahrelang Pressearbeit macht. Derartige Kurse können für die Pressewarte der Vereine und Verbände nur empfohlen werden. Oftmals geben die Lokalzeitungen in ihren Publikationen auch entsprechende Tipps für die Pressewarte, die gleichermaßen interessant sind und beachtet werden sollten.

Nachfolgend werden die wichtigsten Punkte aufgeführt, die von einem Verbands-/Vereinspressewart zu beachten sind. Im Anhang befindet sich dann noch eine Checkliste für die praktische Arbeit.

Zunächst sollte innerhalb des Vereins/Verbandes geklärt werden, ob man zu einer bevorstehenden Veranstaltung die Redaktion der Lokalpresse einlädt oder eine Pressemitteilung fertigt und zur Redaktion schickt. Wichtig ist auf jeden Fall, dass die Lokalredaktion möglichst früh vor dem geplanten Termin informiert wird. Wenn das persönliche Erscheinen eines Redakteurs (oder einer Redakteurin) gewünscht wird, sollte die Einladung (schriftlich!) etwa drei Wochen vor dem Ereignis erfolgen. Ansonsten ist eine Woche ausreichend, wenn per Pressemitteilung eine Vorankündigung in der Lokalpresse erfolgen soll.

Einladungen der Redaktion zu einer Veranstaltung des Vereins/Verbandes müssen auch dann immer an die Redaktion geschickt werden, wenn ein/e bestimmte/r Redakteur/in gewünscht wird. Eine Nachricht an die Privatanschrift (weil die/der Redakteur/in schon oft über den Verein/Verband berichtet hat und persönlich bekannt ist) oder persönlich an die/den Redakteur/in in der Redaktion könnten dazu führen, dass diese/r momentan nicht im Dienst ist (Urlaub, Krankheit, Kur usw.), die Einladung dann nicht gelesen wird und zur Veranstaltung niemand von der Lokalpresse erscheint. Dagegen ist es natürlich legitim, in der Einladung einen Wunsch hinsichtlich einer/s bestimmten Redakteurin/Redakteurs zu äußern.

In der Einladung zu einem Ereignis sollte die Art bzw. der Anlass der Veranstaltung mit dem Datum und der Uhrzeit sowie dem Ort genannt und das Programm (wenn vorhanden) mitgeschickt werden. Weiterhin sollte ein Ansprechpartner des Vereins/Verbandes mit Telefonnummer genannt werden, der für eventuelle Rückfragen der Redaktion zur Verfügung steht und bei der Veranstaltung dann auch vor Ort ist und Kontakt mit der Redaktion aufnimmt.

Hilfreich für die Redaktion ist auch eine Aufstellung mit den Namen von Ehrengästen, Funktionern oder zu ehrenden Personen. Wichtig für die Pressearbeit ist, dass man Namen (auch im späteren Pressetext!) immer mit dem Vornamen angibt. "Herr" und "Frau" in Pressetexten gibt es nicht!

Wenn es nicht notwendig ist, dass ein Vertreter der Lokalredaktion persönlich erscheint und man lediglich eine Veranstaltungsankündigung veröffentlicht haben möchte, reicht es, wenn man anstatt eines formulierten Textes der Redaktion lediglich Fakten mitteilt. Auch hier sind natürlich die Art der Veranstaltung, Datum, Uhrzeit und Ort sowie das Programm (z.B. bei einer Vereinsversammlung die Tagesordnung oder bei einem Tag der offenen Tür die geplanten Aktionen) unbedingt anzugeben.

Pressemitteilungen nach einem Ereignis/einer Veranstaltung sollten umgehend an die Redaktion abgegeben werden. Wenn erst Tage nach der Veranstaltung der Text bei der Redaktion eingeht, dauert es noch einmal mindestens zwei Tage, bevor eine Veröffentlichung erfolgen kann. Dann ist dieses Ereignis oftmals nicht mehr aktuell und der zuständige Redakteur muss dann meistens von einer Veröffentlichung absehen.

Zu empfehlen ist der persönliche Kontakt zur Redaktion. Wenn man sich von Angesicht zu Angesicht kennt, ist die Zusammenarbeit für beide Seiten einfacher und besser als wenn man sich nur vom Telefon oder durch den Schriftverkehr kennt oder sogar überhaupt nicht weiß, wer in bestimmten Situationen Ansprechpartner bzw. für die jeweiligen Belange zuständig ist. In einer Redaktion ist ein Pressewart eines Vereins/Verbandes nach vorheriger Terminabsprache immer ein gern gesehener Gast, weil die Redakteurin/der Redakteur dann auch gleich ihre/seine Vorstellungen und Wünsche hinsichtlich einer Pressemitteilung an den Pressewart persönlich richten kann. Eine Redaktion ist in der Regel am besten am späten Vormittag bis in den frühen Nachmittag hinein erreichbar. Weil die Mitarbeiter der Redaktion abends meistens noch ihre Texte für die Ausgabe am kommenden Tag fertig stellen, beginnen sie ihren Dienst erst gegen 10 Uhr und sind am späten Nachmittag oft unterwegs zu Außenterminen.

Es sollte zwischenzeitlich selbstverständlich sein, Pressetexte nur mit Schreibmaschine oder - und das ist heute eigentlich Standard - mit Computer zu schreiben. Handgeschriebene Texte gehören der Vergangenheit an! Das Papier sollte auch nur noch einseitig beschrieben und ein ausreichender Zeilenabstand eingehalten werden.

Bei einem Text für die Lokalredaktion sollte der richtige Textaufbau eingehalten werden. Es empfiehlt sich keinesfalls eine chronologische Wiedergabe der Ereignisse, sondern nach dem Prinzip der umgekehrten Pyramide sollte das Wichtigste, Neueste oder auch Interessanteste an erster Stelle der Berichterstattung stehen. Hilfreich ist hier vielleicht die Überlegung, wie man einer anderen Person die Ereignisse selbst erzählen würde.

Eine Pressemitteilung sollte Antworten auf die Fragen „was?“, „wer?“, „wo?“, „wann?“ und eventuell - je nach Art bzw. Ziel der Pressemitteilung - auch auf „warum?“ und „wie?“ enthalten.

Nicht interessant für einen Leser der Lokalpresse sind subjektive Bewertungen (z.B. "groß", "klein", "gelungen", "reibungslos", "harmonisch" usw.), weil hierunter auch jeder Leser etwas anderes versteht. Derartige Formulierungen sollten deshalb in einer Mitteilung an die Presse unterbleiben.

Nachfolgend wird beispielhaft dargestellt, welche Informationen/Fakten für die Redaktionen der Lokalzeitung interessant bzw. von Bedeutung sind:

Was?:

Berichtet werden sollte in der lokalen Presse von Jahreshauptversammlungen und den dort durchgeführten Wahlen sowie über die geplanten Projekte bzw. Aktionen des Vereins/Verbandes. Weiterhin interessieren den Leser Berichte über Ehrungen, Jubiläen, Einweihungen von Ausstellungshallen oder Vereinsheimen, Vereinsgründungen usw. In einem Bericht über die Jahreshauptversammlung sollten auch einige Daten, wie die Mitgliederzahl des Vereins/ Verbandes, Zahl der aufgezogenen bzw. tätowierten Jungtiere usw., enthalten sein. Daneben kann über Veranstaltungen des Vereins/Verbandes sowie Erfolge einzelner Mitglieder oder des gesamten Vereins/Verbandes kurz berichtet werden. Weiterhin kann auf Besonderheiten bzw. Anziehungspunkte (soweit vorhanden) für die Bevölkerung (z.B. Streichelzoo für Kinder , Kaninhop-Veranstaltung oder Schminkaktion anlässlich einer Ausstellung) in der Pressemitteilung hingewiesen werden. Dies stellt auf jeden Fall eine Werbung für den Verein/Verband dar und wird meistens zur erwünschten Erhöhung der Besucherzahlen beitragen.

Den Leser der Tageszeitung interessiert das Außergewöhnliche, aber nicht das Selbstverständliche (z.B. dass der Vorsitzende die Vereinsmitglieder begrüßt hat usw.). Wichtige Neuerungen und Änderungen sind für Presseberichte viel wichtiger als Wiederholungen und Selbstverständlichkeiten. Das sollte bei einer Pressemitteilung immer beachtet werden.

Wer?: 

Hier müssen die vollständigen Namen (Vor- und Nachnamen. Vornamen nicht abgekürzt bzw. nur mit Anfangsbuchstaben versehen!) der betroffenen Personen sowie die Titel und/ oder die Funktionen bzw. die Ämter der genannten Personen und die Namen des gastgebenden Vereins/Verbandes und der eventuell noch beteiligten Vereine/Verbände mitgeteilt werden. Um Peinlichkeiten zu vermeiden, muss der Pressewart hier besonders sorgfältig recherchieren und auf die korrekten Schreibweisen der beteiligten Personen achten. Es kommt nicht gut an, wenn z.B. der Geehrte später seinen Namen falsch geschrieben in der Zeitung lesen muss.

Wo?:

Auch der Ort bzw. die Örtlichkeit sollte in einer Pressemitteilung genannt werden. Dies ist besonders wichtig, wenn auf ein bestimmtes Ereignis hingewiesen werden soll und wenn man dort möglichst viele Besucher erwartet (beispielsweise eine Ausstellung oder ein vom Verein organisiertes Fest für die Bevölkerung). Wenn in der Pressemitteilung nicht deutlich der Veranstaltungsort zu erkennen ist, werden entweder die Besucher ausbleiben oder aber es wird vor der Veröffentlichung seitens der Redaktion oder nach der Veröffentlichung seitens der Bevölkerung Rückfragen geben, die vermeidbar wären.

In einer Pressemitteilung kann aber auch, wenn der Verein oder Verband z.B. der Öffentlich
keit vorgestellt werden soll, angegeben werden, wo sich das Vereinsheim oder -gelände befindet, wo die Vereinsmitglieder ihre Tiere züchten, wo das Vereinslokal ist usw., um andere Bürger zu animieren, einmal das Vereinsheim oder -gelände oder auch die Zuchtanlage eines Züchters aufzusuchen bzw. einmal in einer Vereinsversammlung zu erscheinen.

Interessant für die Leser einer Lokalzeitung kann auch sein, wo bzw. bei welcher Schau die Züchter des Vereins erfolgreich ihre Tiere ausgestellt haben oder wo demnächst Schauen stattfinden werden usw.

Wann?:

In einer Pressemitteilung sollte auch deutlich herausgestellt werden, wann das jeweilige Ereignis stattfindet bzw. stattgefunden hat. Das ist hier genauso wichtig, wie bereits vorstehend angeführt, wenn es sich um die Ankündigung einer Veranstaltung handelt, bei der die Öffentlichkeit Anteil haben soll. Um Irrtümer/Missverständnisse zu vermeiden, sollte zum Datum auch immer der jeweilige Wochentag genannt werden.

Dem Leser kann hier aber auch mitgeteilt werden, wann der Verein/Verband gegründet wurde, wann das zu ehrende Vereinsmitglied in den Verein eingetreten ist bzw. wann er welches Amt innerhalb des Vereins/Verbandes übernommen hat usw.

Warum?:

Hier sollte mitgeteilt werden, warum die Veranstaltung oder das Ereignis (z.B. eine Ehrung) durchgeführt wurde bzw. stattgefunden hat. Der Grund der Veranstaltung bzw. der Sinn und Zweck sollte in der Pressemitteilung immer deutlich gemacht werden.

Wie?:

Auch die Art der Durchführung kann durchaus wichtiger Bestandteil einer Pressemitteilung sein. Insbesondere dann, wenn sich die Teilnehmer entsprechend vorbereiten sollten oder wenn bestimmte Sachen/Verhaltensweisen usw. vorausgesetzt werden (z.B. Ankündigung einer Vereinsfahrt, Wanderung oder Information der Bevölkerung, dass der Verein im Rahmen der Veranstaltung für das leibliche Wohl sorgt usw.).

Unwichtige Details haben in einer Pressemitteilung nichts zu suchen. Es sollten auch keinerlei Wertungen abgegeben werden und Nachrichten und Kommentare sind zu trennen. Das heißt, es werden fremde Meinungsäußerungen (z.B. von Ehrengästen) in direkter oder in indirekter Rede wiedergegeben. Die eigene Meinung sollte auf jeden Fall zurückgehalten werden. Ehrengäste sollten nur genannt werden, wenn sie wirklich etwas zu sagen hatten. Fremdwörter sind nach Möglichkeit zu vermeiden.

Zur Frage, wie lang eine Pressemitteilung sein sollte, kann deutlich gesagt werden: Je kürzer, desto besser! Man muss immer davon ausgehen, dass die Lokalredaktion tagtäglich zahlreiche Pressemitteilungen verschiedener Vereine und Verbände erreichen, die nach Möglichkeit auch alle veröffentlicht werden sollen. Das ist aber nur dann möglich, wenn sich jeder Berichterstatter kurz fasst, denn der Platz in der Zeitung ist begrenzt. Wenn der Verfasser der Pressemitteilung keine Kürzung vornimmt, wird dies automatisch der Redakteur machen müssen, was dann zur Folge haben kann, dass bestimmte Textpassagen nach dem Druck nicht mehr so wiedergegeben werden, wie dies vom Verfasser eigentlich beabsichtigt war!

Aber auch bei einem sehr kurz gefassten Pressetext muss der Verfasser immer mit einer leichten Veränderung durch die Redaktion rechnen, weil diese oftmals einen ganz besonderen Stil hat, der vom Leser immer wieder gesucht und dann auch gefunden wird. Die Redaktion möchte eine einheitliche Darstellungsform ihrer Texte in der Zeitung haben und dies lässt sich aufgrund der unterschiedlichen Stile der zahlreichen Verfasser der eingehenden Pressemitteilungen nur erreichen, wenn diese von den Redakteuren in einer ganz bestimmten Form überarbeitet werden. Die Redaktion ist zudem auch noch verantwortlich für das, was in der Zeitung veröffentlicht wird und muss auch schon aus diesem Grund Beiträge umgestalten bzw. bestimmte Bezeichnungen, Ausdrücke usw. weglassen. Daneben will eine Redaktion auch allen Vereinen/Verbänden gleiche Chancen bieten und behält sich auch aus diesem Grunde Kürzungen vor.

Damit diese Kürzungen bzw. Veränderungen durch die Redaktion aber nicht zu der bereits angesprochenen, vom Verfasser des Textes nicht gewünschten und eventuell entstellenden Wiedergabe des Textes kommt, sollte man beim Einreichen auf bestimmte Textpassagen bzw. Aussagen hinweisen, die in veränderter Form vermutlich eine ganz falsche Information liefern oder aber die gesamte Mitteilung in einem anderen Licht erscheinen lassen würden. Der Redakteur weiß dann, was mit diesem Text ausgesagt bzw. erreicht werden soll und wird dann bei einer eventuell vorzunehmenden Kürzung oder Veränderung des Textes dieses Anliegen besonders berücksichtigen.

Sehr wichtig in diesem Zusammenhang ist auch, dass bestimmte Fachausdrücke weggelassen werden bzw. der Text für den Laien klar und deutlich bzw. verständlich geschrieben wird. Ein Nichtzüchter - und auch der soll schließlich mit unserem Text erreicht werden - kann mit der Bezeichnung "WW" nichts anfangen, weiß also nicht, dass damit eine bestimmte Kaninchenrasse gemeint ist. Ebenso unverständlich sind für ihn die Begriffe "nb", "v", "sg", "LVE" usw.

Ein Text in der Lokalpresse, der für die breite Öffentlichkeit bestimmt ist und von dieser auch gelesen werden soll, darf solche Fachbegriffe, die in der Fachpresse dagegen gewünscht sind, nicht enthalten!

Wichtig ist auch, dass die Pressemitteilung mit einer guten Überschrift, die auf den nachfolgenden Text aufmerksam bzw. neugierig machen soll, versehen ist. Aus der Überschrift muss ein Hinweis auf die Veranstaltung oder das Ereignis zu entnehmen sein. Teilweise arbeiten die Redaktionen auch mit zwei Überschriften, einer kleineren und einer größeren. Wenn die Überschrift nicht den Anforderungen der Lokalredaktion entspricht, kann dies leicht dazu führen, dass der zuständige Redakteur dann von sich aus eine andere und/oder eine weitere Überschrift auswählt, die dann eventuell Begriffe/Ausdrücke enthält, die nicht veröffentlicht werden sollen (z.B. "Kaninchen auf dem Laufsteg", "Stelldichein der Langohren", "Mümmelmänner im Blickpunkt" usw.). Der Verfasser einer Pressemitteilung sollte sich deshalb mit den jeweiligen Formen der von der Lokalpresse gewünschten Überschriften vertraut machen und diese dann entsprechend gestalten. Natürlich ist dies keine Garantie dafür, dass diese Überschrift auch tatsächlich so abgedruckt wird, jedoch ist die Wahrscheinlichkeit einer schlechten bzw. verfälschenden Überschrift dann eher gering.

Pressemitteilungen sollten nach Möglichkeit auch Fotos beigefügt werden, die den beabsichtigten Artikel in der Lokalzeitung interessanter machen, denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Mit einem ansprechenden Foto in der Lokalpresse kann man sich so manche Erläuterung sparen. Voraussetzung ist allerdings, dass es sich um ein gutes Foto mit einer deutlichen Bildaussage handelt. Deshalb sollte also nicht einfach „drauflos geknipst“ werden, sondern der Pressewart muss sich bereits vorher überlegen, was und wie er fotografieren möchte bzw. was ein gutes Motiv sein könnte.

Immer wieder werden Fotos von Ausflügen und Fahrten des Vereins an die Redaktionen geschickt. Einfache Gruppenfotos vor dem Reisebus oder dem Hotel sind viel weniger aussagekräftig als lebendige Aufnahmen während einer Besichtigungstour oder anderen Unternehmungen des Vereins. Je größer die Personengruppen sind, desto weniger gut kann man einzelne Personen erkennen. Wenn mehr Aktionen auf den Fotos zu sehen sind, dann können diese auch für Nichtteilnehmer dieser Veranstaltung durchaus interessant und spannend sein.

Bei dem Fototermin sollte der Pressewart die Regie übernehmen und die zu fotografierenden Personen gezielt ansprechen und dirigieren. Es macht sich nicht gut, wenn auf einem Foto Personen verdeckt sind. Deshalb ist darauf zu achten, dass die Personen bei Gruppenaufnahmen "auf Lücke" gehen und die kleineren Personen nicht hinter sondern vor den größeren Personen stehen.

Der Pressewart muss sich sofort aufschreiben, was er gerade fotografiert hat, denn nach einiger Zeit wird er aus dem Gedächtnis nicht mehr nachvollziehen können, wen oder was er vor ein paar Tagen abgelichtet hat. Beim Fotografieren von Gruppen sind die Namen (Vor- und Nachnamen!) und die Funktionen der Fotografierten von links nach rechts aufzuschreiben.

Nach einem Fototermin laufen die Personen sehr schnell durcheinander bzw. verschwinden. Deshalb sollte der Pressewart bereits vor dem Fotografieren die Personen bitten, nach dem Fototermin so stehen zu bleiben, wie sie fotografiert wurden, um sich die notwendigen Daten aufschreiben zu können.

Die Fotos dürfen nicht verwackelt, unscharf, unter- oder überbelichtet sein, denn derartige Fotos haben nur geringe Chancen, abgedruckt zu werden.

Bei Personenaufnahmen sollte auch tagsüber Blitzlicht verwendet werden, um Schatten im Gesicht der Person aufzuhellen.

Wichtig ist, dass immer Reservefilme mitgeführt werden, wenn man noch die analoge und nicht die digitale Kameratechnik anwendet. Nichts ist peinlicher als ein Fototermin und die plötzliche Erkenntnis, dass der Film zur Neige gegangen ist. Es sollten auch sicherheitshalber immer mehrere Fotos geschossen werden, denn oftmals hat eine der Personen genau im Moment des Abdrückens die Augen geschlossen, was sich auf einem Foto nicht gut macht bzw. für eine Veröffentlichung weniger gut geeignet ist.

Die eingeschickten Fotos sollten immer auf der Rückseite beschriftet sein (Name des Einsenders, Ort bzw. Art der Veranstaltung) und es sollte eine treffende Bildunterschrift gefunden werden, damit der Redakteur sofort weiß, was dieses Foto darstellen soll und er nicht gezwungen wird, einen verfälschenden oder nicht zutreffenden Text unter das Foto setzen zu müssen.

Sehr wichtig ist, dass die Bildbeschriftung auf der Rückseite nicht mit einem Kugelschreiber durchgeführt wird, da dies leicht durchdrückt und das Foto, das oftmals eingescannt wird, wegen der nun auf dem Foto lesbaren Schrift nicht verwendet bzw. abgedruckt werden kann.

Besser ist es hier, einen Aufkleber auf die Rückseite des Fotos zu kleben oder aber die Fotos zu nummerieren (wiederum keinen Kugelschreiber verwenden!) und auf einer Anlage die entsprechenden Bildunterschriften dem jeweiligen Foto zuordnen.

Es ist egal, ob Farb- oder Schwarzweißfilme verwendet werden. Beides ist zwischenzeitlich zum Abdrucken in der Tagespresse geeignet.

Um aktuell zu bleiben, sollten auch nur Filme mit wenig Bildern (12er-Filme) verwendet werden, denn wenn man wartet, bis ein 36er-Film voll ist, wird in den meisten Fällen die Pressemitteilung für die Lokalredaktion uninteressant, weil nicht mehr aktuell, sein. Gibt man diesen Film zum Entwickeln, bevor er voll ist, "verschenkt" man bei derart großen Filmen zahlreiche Bilder. Einige Redaktionen bieten sogar die Möglichkeit, dass der volle Film nach dort zur Entwicklung gegeben wird. Die Redaktion sucht sich dann die besten Foto für eine Veröffentlichung heraus und gibt die anderen Fotos an den Pressewart zurück. Somit kann der Verein/ Verband Kosten sparen und es wird sicher gestellt, dass der Bericht des Pressewartes umgehend in der Lokalpresse veröffentlicht wird und nicht Tage vergehen, bevor der Pressewart die Fotos hat entwickeln lassen und sie an die Redaktion geschickt werden können. Digitalfotos sollten per CD an die Redaktion geleitet werden.

Noch schneller geht es natürlich – und das ist ja mittlerweile auch schon fast selbstverständlich -, wenn die Manuskripte und Fotos per E-Mail an die Redaktion geschickt werden. Wer über einen Internet-Anschluß verfügt, kann die Texte und Fotos sofort nach der Fertigstellung an die Redaktion mailen. Neben der Schnelligkeit hat dies auch noch den Vorteil, dass keine Verluste beim Einscannen der Positive oder Negative zu verzeichnen sind. Die Fotos der Digitalkamera können unmittelbar nach dem Ereignis angesehen und die besten Aufnahmen herausgesucht und zusammen mit dem erstellten Text an die Redaktion geschickt werden.

Somit ist auch gewährleistet, dass der Bericht über die Veranstaltung möglichst schnell in der Lokalzeitung veröffentlicht wird.

Hinsichtlich Digitalfotos möchten die Redaktionen nach Möglichkeit hochaufgelöste (nicht komprimierte!) Fotos im jpg-Format erhalten. Selbstgefertigte Abzüge (aus dem Drucker) sind in den meisten Fällen aus technischen Gründen nicht geeignet. Bei Digitalkameras sind Auflösungen von vier bis sechs Megapixeln völlig ausreichend. Die Bilder sollten eine Dateigröße von 1 MB bis 1,5 MB (erkennbar durch Drücken der rechten Maustaste und dann in „Eigenschaften“ gehen) nicht überschreiten. Wenn Fotos mit E-Mails übersandt werden, müssen diese immer als separater jpg-Anhang verschickt werden und dürfen nicht in ein Word- oder PDF-Dokument eingebaut sein.

Auch in E-Mails sollte – wie im üblichen Schriftverkehr mit der Redaktion auch – immer eine Telefonnummer für eventuelle Rückfragen angegeben werden.

Nicht immer wird ein Vertreter der Lokalredaktion der Einladung des Vereins Folge leisten und persönlich erscheinen. Dann sollte aber auf jeden Fall eine Pressemitteilung mit den entsprechenden Informationen (wie oben dargestellt) umgehend an die Redaktion geschickt werden, damit über die Veranstaltung des Vereins in der Lokalpresse etwas zu lesen ist. Zu empfehlen ist jedoch meistens eine Einladung der Lokalredakteurin bzw. des -redakteurs zu der Veranstaltung des Vereins/Verbandes. Wenn die/der Redakteur/in persönlich erscheint, können die Verantwortlichen des Vereins im gemeinsamen Gespräch deutlich machen, was für sie wichtig ist und auch dementsprechend in der Zeitung erscheinen sollte. Weiterhin kann die/der Redakteur/in ständig nachfragen, wenn ihrer/seiner Meinung nach Unklarheiten vorhanden sind und sie/er wird sich auch eher mit der Veranstaltung bzw. dem Verein identifizieren können, wenn sie/er selbst bestimmte Handlungen, Reden usw. während der Veranstaltung verfolgen konnte und somit auch die Hintergründe kennt.

Ein Verantwortlicher des Vereins sollte mit der Betreuung der Redakteurin/des Redakteurs - oder bei mehreren Lokalzeitungen - der Redakteure/innen beauftragt werden. Die/der Redakteur/in sollte nicht lange suchen müssen, um einen Ansprechpartner des Vereins zu finden und sie/er sollte auch gleich einen entsprechenden Platz zugewiesen bekommen. Oftmals hat ein/e Redakteur/in einen vollen Terminkalender und hetzt von Termin zu Termin. Es kann auch durchaus sein, dass sie/er nicht pünktlich zum Beginn einer Veranstaltung anwesend sein kann und wenn sie/er dann noch längere Zeit im vollbesetzten Saal/in der Halle nach einem Ansprechpartner des Vereins suchen muss, stört das einerseits die Veranstaltung und es "nervt" sie/ihn vielleicht selbst, wenn sie/er sich erst noch zu dem verantwortlichen Vereinsvertreter "durchkämpfen" muss. Die/der Redakteur/in sollte also im Eingangsbereich des Veranstaltungslokales in Empfang genommen oder der Eingangsbereich sollte beobachtet werden, um die/den Redakteur/in bei deren/dessen Erscheinen sofort ansprechen zu können.

Ähnlich einer Pressemitteilung sollten der/dem Redakteur/in auf jeden Fall vorbereitete Informationen an die Hand gegeben werden, damit sich diese/r bereits während der Veranstaltung - meistens längere Eröffnungsreden - schon einmal in die Thematik einlesen bzw. sich für eventuelle Fragen vorbereiten kann. Sinnvoll wäre hier natürlich auch, schon vorab der Redaktion diese Informationen zukommen zu lassen, damit man sich bereits vor der Veranstaltung informieren kann. Es sollten dann aber zusätzlich noch der/m anwesenden Redakteur/in die Informationen an die Hand gegeben werden, denn bei der Vielzahl der Veranstaltungen, über die eine Redaktion berichten muss, liegen die zugesandten Informationen vielleicht nicht mehr vor oder die/der Redakteur/in hat sie zu der Veranstaltung nicht mitgebracht.

Der/dem Redakteur/in sollte am Ehrentisch ein Sitzplatz in der "ersten Reihe" zugeordnet werden, denn sie/er muss alles hören und sehen können. Wenn sie//er "einen langen Hals" machen muss, um etwas erkennen zu können, wird auch ihr/sein Bericht über diese Veranstaltung dementsprechend schlecht ausfallen. Sie/er muss sich auf die Reden und Handlungen der Veranstaltungen konzentrieren können und darf nicht gestört oder abgelenkt werden, denn die Vereinsverantwortlichen und auch die Besucher der Veranstaltung wollen später in der Zeitung einen Bericht über diese Veranstaltung lesen, mit dem sie sich identifizieren können und sich nicht fragen müssen, ob die/der Redakteur/in vielleicht eine andere Veranstaltung besucht hat, weil das Geschriebene mit dem tatsächlichen Ablauf nicht oder kaum übereinstimmt. Die/der Redakteur/in muss sich wohlfühlen und das Umfeld muss stimmen, dann wird sie/er auch in der Lage sein, einen guten Pressebericht zu fertigen. Dazu zählt natürlich auch die Bewirtung der Redakteurin/des Redakteurs. Das Anbieten eines Kaffees oder eines anderen Getränkes oder auch ein kleiner Imbiss sollten – je nach Art und Dauer einer Veranstaltung - eine Selbstverständlichkeit sein.

Zu denken ist bei der Wahl des Platzes für die/den Redakteur/in auch daran, dass diese/r sehr schnell und bequem von ihrem/seinem Platz aus die Bühne oder den Schauplatz der Handlungen erreichen kann. Der Bericht in der Zeitung soll ja auch mit einem Foto versehen werden, denn oft verhilft erst ein Foto einem Text dazu, dass er gelesen wird. Die/der Redakteur/in muss also schnell an die "Objekte", die fotografiert werden sollen - z.B. erfolgreiche Züchter bei einer Ausstellung nach der Preisübergabe oder verdiente Vereinsmitglieder nach den Ehrungen -, herankommen können.

Unmittelbar nach der Veranstaltung bzw. dem offiziellen Teil sollte dann ein persönliches Gespräch mit der/dem Redakteur/in geführt werden, um eventuelle Fragen zu beantworten oder Handlungen der Veranstaltung der/dem Redakteur/in transparent zu machen bzw. diese zu erläutern. Wenn auch der Fachmann (Züchter, Aussteller, Vereinsmitglied) weiß, wovon und worüber die einzelnen Redner gesprochen haben, für die/den Redakteur/in sind dies teilweise "böhmische Dörfer", denn sie/er muss als Laie betrachtet werden. Sollte hier keine Aufklärung stattfinden, könnte es sein, dass bestimmte Dinge und wichtige Fakten vielleicht überhaupt nicht oder aber verfälscht in dem späteren Bericht wiedergegeben werden.
In einem klärenden Gespräch kann die/der Redakteur auch gebeten werden, auf bestimmte Formulierungen zu verzichten. Es können ihr/ihm natürlich keine Vorgaben gemacht werden, was sie/er schreiben soll, aber wenn ihr/ihm erklärt wird, dass die Verwendung bestimmter Begriffe und Bezeichnungen von den Züchtern nicht so gern gelesen werden und keine positive Darstellung des Vereins und der Rassekaninchenzucht insgesamt in der Öffentlichkeit sind, wird sie/er sicherlich Verständnis haben und dieser Bitte entsprechen. Man könnte hier beispielsweise erklären, dass Kaninchen und keine "Karnickel", "Hasen", Mümmelmänner" oder "Langohren" gezüchtet werden und die Kaninchen bei den Ausstellungen in den Käfigen sitzen und von den Preisrichtern nach bestimmten Kriterien bewertet werden und sich nicht - wie leider oft zu lesen ist - auf "dem Laufsteg bewegen". Wenn Redaktionen so etwas schreiben, geschieht dies oftmals aus Unwissenheit und nicht aus böser Absicht. Erklärt man der/dem Redakteur/in die einzelnen Begriffe und Hintergründe, wird sie/er sicher bereit sein, dies im Pressebericht zu berücksichtigen.

Es bietet sich an, Informationen über den Verein oder Verband für die/den Redakteur/in griffbereit zu haben. Egal, ob es sich um ein Vereinsjubiläum oder eine Ausstellung handelt, ein/e Redakteur/in möchte erfahrungsgemäß in den meisten Fällen auch Hintergrundwissen haben und fragt nach der Zahl der Mitglieder und/oder der aufgezogenen Tiere im Verein/ Verband, nach den im Verein/Verband gezüchteten Rassen, nach der Zahl der Vereine innerhalb des Verbandes sowie bei Ausstellungen nach der Zahl der Aussteller, der ausgestellten Tiere usw. Wenn dann erst fieberhaft nach diesen Zahlen und Fakten gesucht werden muss, macht das einen schlechten Eindruck und könnte dazu führen, dass die/der Redakteur/in diese Zahlen schätzt und damit vielleicht auch falsche Daten in der Presse erscheinen oder es werden diese für die Öffentlichkeit doch recht interessanten Informationen im Pressebericht überhaupt nicht erscheinen.

Einladung der Redaktion oder Übersendung einer Pressemitteilung

• Klärung, ob die Redaktion eingeladen oder Pressemitteilung selbst gefertigt wird
• Redaktion rechtzeitig schriftlich einladen (drei Wochen vor dem Ereignis) und unmittelbar vor dem Ereignis noch einmal daran erinnern (schriftlich oder telefonisch bzw. per E-Mail)
• Ankündigung einer Veranstaltung eine Woche vor Termin schriftlich an die Redaktion
• Art und Anlass der Veranstaltung mit genauem Datum und Uhrzeit sowie Ort mitteilen und  Programm mitschicken sowie Ansprechpartner mit Telefonnummer bzw. E-Mail-Anschrift  benennen
• Pressemitteilungen nach einem Ereignis/einer Veranstaltung umgehend an die Redaktion abgeben (wenn Redaktion nicht selbst anwesend war)

Aufbau und Inhalt einer Pressemitteilung

• Pressetexte nicht handschriftlich, sondern mit PC oder eventuell Schreibmaschine schreiben
• Papier nur einseitig beschreiben und ausreichenden Zeilenabstand einhalten
• Wiedergabe der interessantesten und wichtigsten Fakten und Ereignisse der Veranstaltung
• Pressemitteilung kurz halten!
• Pressemitteilung sollte Antworten auf die Fragen „was?“ (Anlass/Art der Veranstaltung),  „wer?“ (Person/en, Funktionäre, Verein/Verband/Club/Frauengruppe), „wo?“ (Ort/Örtlichkeit/Raum), „wann?“ (Termin, Datum, Zeitpunkt) und eventuell „warum?“ (Grund der Veranstaltung/Sinn und Zweck) und „wie?“ (Ablauf der Veranstaltung/Art der Durchführung) enthalten
• Besonderheiten/Anziehungspunkte (soweit vorhanden) für die Bevölkerung (z.B. Streichelzoo für Kinder anlässlich einer Ausstellung, Tombola, Kaninhop usw.) in der Pressemitteilung ankündigen bzw. nach der Veranstaltung darüber berichten
• Verzicht auf subjektive Bewertungen, unwichtige Details, Wertungen, viele Fremdwörter und Fachausdrücke
• Verhinderung (wenn möglich!) der Verfälschung/Kürzung von Pressetexten
• Überschrift/Überschriften müssen treffend Inhalt der Pressemitteilung wiedergeben

Fotos

• Fotos mit deutlicher Bildaussage, interessantem/lebendigem Motiv und guter Qualität
• Personen bei Gruppenaufnahmen mit genauer Position namentlich (Vor- und Nachname!) festhalten
• Papierfotos auf der Rückseite beschriften (Name des Einsenders, Anlass/Art der Veranstaltung, Motiv und treffende Bildunterschrift). Nicht mit Kugelschreiber beschriften, Aufkleber verwenden!
• Bei Digitalfotos mit der Technik vertraut machen und vorgeschriebene Dateigrößen, Formate und Auflösungen beachten!
• Fotos unmittelbar nach Veranstaltung/Ereignis an Redaktion abgeben
• Versenden von Fotos in E-Mails immer als separater Anhang und nicht  in ein Word- oder PDF-Dokument integriert!

Betreuung einer Redakteurin/eines Redakteurs der Lokalpresse

• Redakteur/in bei der Veranstaltung in Empfang nehmen
• der/dem Redakteur/in geeigneten reservierten Platz zuweisen
• vorbereitete Informationen der/dem Redakteur/in aushändigen (eventuell auch schon Tage/Wochen vor der Veranstaltung zur Redaktion zusenden)
• aufklärendes und ergänzendes Gespräch mit der/dem Redakteur/in nach der Veranstaltung führen
• wichtige Informationen über den Verein/Verband auch über die eigentliche Veranstaltung hinaus griffbereit halten (Mitgliederstand, Tieraufzuchtzahlen, gezüchtete Rassen im Verein/Verband usw.)